POLÍTICA CORPORATIVA DE DEVOLUCIÓN DE EQUIPOS Y GESTIÓN DE CANCELACIÓN DEL SERVICIO
GIGA FIBRA S.A.S.
PRIMERO. Objeto de la política
La presente Política tiene por objeto establecer de manera clara, uniforme y obligatoria los lineamientos internos que regulan el proceso de devolución, recepción, control y gestión de los equipos tecnológicos suministrados por GIGA FIBRA S.A.S., así como las reglas aplicables durante el proceso de cancelación de los servicios de telecomunicaciones, con el fin de garantizar la seguridad jurídica de la compañía, la adecuada protección de sus activos, la trazabilidad documental y la correcta información al cliente.
SEGUNDO. Ámbito de aplicación
La presente Política será aplicable de forma obligatoria a todos los clientes de GIGA FIBRA S.A.S., tanto B2B como B2C, así como a los colaboradores, tiendas físicas, áreas internas y terceros autorizados que intervengan en procesos de cancelación del servicio y devolución de equipos. Igualmente, se aplicará a todos los equipos tecnológicos suministrados para la prestación del servicio, tales como ONT, routers, CPE, switches, radios, fuentes de poder, cables y demás dispositivos asociados.
TERCERO. Marco Normativo
La presente política se interpreta y aplica conforme a lo dispuesto en la Ley 1480 de 2011, la Resolución CRC 5050 de 2016 y demás normas concordantes, garantizando los derechos de los usuarios a recibir información clara, veraz, suficiente y oportuna.
CUARTO. Naturaleza jurídica de los equipos
Los equipos entregados a los clientes por GIGA FIBRA S.A.S. son, en todo momento, propiedad exclusiva de la compañía, y se suministran en calidad de comodato, sin que ello implique transferencia de dominio, derecho real alguno, ni facultad de retención por parte del cliente. En consecuencia, el uso de dichos equipos se limita estrictamente a la prestación y operación del servicio contratado, y deberán ser restituidos conforme a las condiciones establecidas en esta Política y en el contrato respectivo.
QUINTO. Principios rectores del proceso de devolución
El proceso de devolución de equipos se regirá por los principios de separación de procesos, subsistencia contractual y trazabilidad documental. En virtud de lo anterior, la devolución de equipos constituye un acto independiente del trámite de cancelación del servicio, no extingue automáticamente el contrato ni las obligaciones económicas derivadas del mismo y deberá quedar debidamente documentada para efectos de control interno, auditoría y eventuales reclamaciones.
SEXTO. Procedimiento de devolución de equipos
La devolución de los equipos deberá realizarse únicamente en los puntos físicos o canales autorizados por GIGA FIBRA S.A.S. Todo proceso de devolución deberá documentarse mediante un formato o acta de recepción, en el cual se identifique claramente el contrato o servicio asociado, el tipo de equipo entregado, su estado físico, los accesorios devueltos y la fecha de recepción. La omisión de este procedimiento impedirá considerar la devolución como válida para efectos contractuales.
El proceso de devolución podrá realizarse mediante:
- entrega en puntos físicos autorizados,
- o recolección programada en el domicilio del cliente, cuando aplique.
GIGA FIBRA S.A.S. dispondrá de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para la programación de la recolección, y de tres (3) días hábiles adicionales para la validación del estado de los equipos.
SÉPTIMO. Declaración y aceptación del cliente
En el momento de la devolución de los equipos, el cliente deberá suscribir una declaración expresa mediante la cual reconoce haber sido informado de que la entrega de los equipos no equivale a la cancelación automática del servicio, que la gestión de cancelación solo puede realizarse a través de los canales oficiales habilitados por GIGA FIBRA S.A.S., y que, mientras el proceso no haya sido formalmente confirmado por la compañía, el contrato, la facturación y las obligaciones económicas continúan plenamente vigentes. Así mismo, el cliente reconoce que la devolución de equipos constituye únicamente una etapa del proceso de cancelación.
OCTAVO. Responsabilidad del cliente sobre los equipos
El cliente será responsable por la custodia, uso adecuado y conservación de los equipos suministrados desde su entrega y durante toda la vigencia del contrato. En consecuencia, responderá por la devolución completa de los equipos, así como por cualquier daño, deterioro, pérdida o hurto que se presente hasta su entrega efectiva a GIGA FIBRA S.A.S. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a las consecuencias económicas previstas contractualmente.
Para efectos de valoración, los equipos se clasificarán en:
- Buen estado operativo
- Deterioro normal por uso
- Daño imputable al cliente
- Pérdida o no devolución
NOVENO. Autorización expresa de cobro
Mediante la suscripción del contrato y de los formatos asociados al proceso de devolución, el cliente otorga autorización expresa a GIGA FIBRA S.A.S. para facturar el valor comercial o de reposición de los equipos que no sean devueltos, que presenten daños imputables al cliente o que no se restituyan en las condiciones pactadas. Dichos valores podrán incluirse en la facturación final del servicio o en gestiones de cobro posteriores, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
DÉCIMO. Recepción por parte de GIGA FIBRA S.A.S.
En el momento de la recepción de los equipos deberá ser realizada por un funcionario autorizado de GIGA FIBRA S.A.S., quien dejará constancia de su nombre completo, cargo, dependencia, firma y fecha de recepción. Este registro convierte el documento correspondiente en un acta bilateral, dotada de plena validez probatoria para todos los efectos legales y contractuales.
DÉCIMO PRIMERO. Subsistencia de obligaciones económicas
La devolución de los equipos no exonera al cliente del cumplimiento de las obligaciones económicas pendientes, no afecta la exigibilidad de las facturas emitidas ni impide la aplicación de cargos por terminación anticipada cuando estos se encuentren pactados contractualmente. Todas las obligaciones causadas con anterioridad a la terminación formal del contrato subsisten hasta su completo pago.
DÉCIMO SEGUNDO. Custodia documental y trazabilidad
GIGA FIBRA S.A.S. conservará los documentos asociados a la devolución de equipos, incluyendo actas de recepción, declaraciones del cliente, inventarios y registros técnicos, como parte integral del expediente del cliente. Esta documentación podrá ser utilizada para fines de control interno, auditoría, gestión de cartera y defensa jurídica de la compañía.
DÉCIMO TERCERO. Canales de atención
La solicitud de cancelación del servicio deberá realizarse exclusivamente a través de los canales oficiales definidos por GIGA FIBRA S.A.S., tales como: línea de atención al cliente, correo electrónico autorizado, oficinas físicas o sistema de PQR.
Durante la recepción de equipos se realizará registro fotográfico obligatorio, el cual hará parte integral del acta de devolución y servirá como medio probatorio.
DÉCIMO CUARTO. Vigencia y obligatoriedad
La presente Política entrará en vigencia a partir de su aprobación interna y será de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores, tiendas físicas, áreas internas y terceros autorizados que intervengan en los procesos regulados en este documento.